Folkrörelsearkivet i Västerbotten och den europeiska dataskyddsförordningen – GDPR

Denna informationstext beskriver hur Folkrörelsearkivet i Västerbotten behandlar personuppgifter, utifrån den gällande Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR). Dataskyddsförordningen är till för att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter.

Många av de regler som finns i Dataskyddsförordningen (GDPR) liknar de regler som tidigare fanns i personuppgiftslagen. På samma sätt – före och efter den 25 maj 2018 – får man behandla personuppgifter exempelvis med stöd av samtycke från de registrerade, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. Den registrerade har rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker. Därför har vi sammanställt nedanstående information.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, postadress och personnummer, eller en bild om en person tydligt kan urskiljas på bilden. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som görs med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

Folkrörelsearkivet i Västerbotten, Gammlia, 903 42 Umeå, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som rör föreningens egna medlemmar och arkivbildare, samt arkiv som vi fått i gåva. Folkrörelsearkivet i Västerbotten är personuppgiftsbiträde för behandling av deponerade arkiv.

Personuppgifter i arkivets samlingar

Vi inväntar Riksarkivets föreskrifter om hur personuppgifter ska hanteras av enskilda arkivinstitutioner som bedriver arkivverksamhet av allmänt intresse. Föreningar, organisationer och enskilda arkivinstitutioner uppmanas tillsvidare att inte radera eller gallra personuppgifter i sina arkivbestånd. Vi är alltid varsamma med att lämna ut arkivmaterial som är yngre än 70 år även om arkivbildaren angett att det är öppet för forskning.

Varför behandlar vi, i egenskap av förening, personuppgifter?

För att arkivet ska kunna bedriva sin föreningsverksamhet behandlas personuppgifter för ändamål kopplade till verksamheten. Arkivet behandlar personuppgifter för att administrera löpande verksamhet och de personer som omfattas är anställda, föreningens förtroendevalda, samt angiven kontaktperson för en medlemsförening eller arkivbildare.

Arkivet är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

• Hantering av medlemskap i arkivet (namn, postadress, e-postadress, telefonnummer till kontaktperson)
• Hantering av fakturor, utbetalningar och avtal (namn, e-postadress, postadress och telefonnummer)
• Utbildningar och program arrangerade av arkivet (namn, e-postadress, ev. postadress och telefonnummer)
• Kontakt med medlemsföreningar och kunder (namn, e-postadress, ev. postadress och telefonnummer till utsedd kontaktperson)
• Styrelse, revisorer och valberedning (namn, e-postadress, postadress, telefonnummer och ev. personnummer)
• Beställningar av material från arkivet (namn, e-postadress, ev. postadress och telefonnummer)
• Kontakt med dig som ställt en fråga till arkivet (namn, e-postadress, ev. postadress och telefonnummer)

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi lämnar inte ut personuppgifter till tredje part eller tredje land. Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande, till exempel profilering.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Folkrörelsearkivet i Västerbotten sparar dina personuppgifter så länge det finns ett syfte med det. När detta syfte eller ändamål inte längre finns, till exempel om ett avtal inte längre gäller eller ärendet är färdigbehandlat, kommer dina personuppgifter att hanteras enligt gällande regler.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

När dina personuppgifter behandlas av oss har du vissa rättigheter. Du har rätt att kostnadsfritt få information om hur Folkrörelsearkivet i Västerbotten behandlar personuppgifter om dig. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som Folkrörelsearkivet i Västerbotten behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller att få ofullständiga personuppgifter kompletterade. I vissa fall har du rätt att få personuppgifter raderade och under vissa förutsättningar har du rätt att invända mot hur dina personuppgifter behandlas.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet

IMY är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten IMY, besök https://www.imy.se.

Kontakta oss vid frågor om dataskydd

Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kontakta oss via info@folkrorelsearkivet.se.