§ 1 Föreningens ändamål
Folkrörelsearkivet i Västerbotten, här nedan kallat föreningen, är en ideell förening bildad 1969 av organisationer av folkrörelsekaraktär i Västerbotten.
Folkrörelsearkivet är en partipolitiskt och religiöst obunden förening som står för demokratiska värderingar och respekt för alla människors lika värde.
Föreningens verksamhetsområde är Västerbottens län med arkivlokaler och arbetsplatser i Umeå och Skellefteå.
Föreningens uppgift är att samla, bevara, tillgängliggöra och tillhandahålla för forskning, handlingar, trycksaker, bilder och föremål från i första hand verksamma eller tidigare verksamma föreningar och folkrörelseorganisationer inom Västerbottens län.

§ 2 Medlemskap och medlemsavgift
Medlemskap i Folkrörelsearkivet är öppet för föreningar och organisationer som är verksamma i länet. Medlemskap kan fås efter skriftlig ansökan till styrelsen och betalning av den årliga medlemsavgift som årsmötet fastställer.
En distriktsorganisation som använder arkivets tjänster ska anslutas som medlem och betala medlemsavgift.

§ 3 Deponering av arkiv och arkivavgift
Varje förening eller organisation av folkrörelsekaraktär i Västerbottens län har möjlighet att deponera sina handlingar i föreningens arkiv. Även enskilda personarkiv med folkrörelseanknytning kan deponeras.
Medlemskap är inte ett krav för deponering av handlingar i arkivet. För deponerade handlingar betalas en årlig arkivavgift som fastställs av årsmötet.
Deponerade arkiv ska som regel vara tillgängliga för forskning och informationssökning i enlighet med gällande lagstiftning. Arkivlämnare kan ange villkor för användande.
Arkivet övertar, om inte annat överenskommits, äganderätten till deponerade arkiv om föreningen eller organisationen upphör, liksom enskild persons arkiv efter deponentens frånfälle. Arkivet följer i dessa fall det villkor för tillgängliggörande som deponenten tidigare ställt upp. Deponerade handlingar kan återtas, efter skriftlig anmälan till styrelsen. Vid återtag på egen begäran har Folkrörelsearkivet rätt att ta ut en ekonomisk kompensation för nedlagt arbete med arkivhandlingarna.

§ 4 Representation
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. En ansluten medlemsorganisation utser ett (1) ombud till årsmötet.
Ombuden är föreningens representantskap, som väljer arkivets styrelse.
En medlem i arkivets styrelse kan inte samtidigt vara ombud vid föreningens årsmöte. Ett ombud kan inte vara ombud för flera organisationer vid samma årsmöte.

§ 5 Årsmötet
Årsmötet ska hållas senast före april månads utgång. Kallelse till extra årsmöte ska ske om styrelsen eller minst en fjärdedel av de anslutna organisationerna begär det.
Kallelse till årsmöte ska meddelas alla medlemmar senast 30 dagar före mötet. Om det finns ärende som rör ändring av stadgarna, ändring av fastställd avgift eller annan större ekonomisk fråga ska detta meddelas i kallelsen.
Motioner eller annan fråga som ska behandlas vid årsmötet ska lämnas in skriftligen till styrelsen senast tre (3) veckor före årsmötet.
Följande ärenden ska behandlas vid årsmötet:
– beslut om stadgeenlig kallelse
– godkännande av föredragningslista,
– styrelsens och revisorernas berättelser för föregående verksamhetsår,
– fastställande av ekonomisk berättelse
– frågan om ansvarsfrihet,
– beslut om styrelsens arvoden och ersättningar,
– fastställande av medlems- och arkivavgifter,
– val av styrelse och revisorer samt ersättare,
– val av valberedning,
– fastställande av budget,
– behandling av styrelsens förslag, inkomna motioner och övriga frågor som årsmötet väljer att ta upp.
Årsmöteshandlingar ska vara medlemmarna tillhanda senast en vecka före årsmötet.
Beslut fattas med enkel majoritet av de röstberättigade. Vid lika antal röster har ordförande utslagsrösten, utom vid val då lotten avgör. Vid val kan även sluten omröstning begäras.
Eventuell kostnad för deltagande i årsmötet betalas av respektive organisation.

§ 6 Styrelsen
Styrelsen är föreningens verkställande organ.
Arkivets styrelse består av nio (9) ledamöter. Av dessa utser årsmötet sex (6) ledamöter med en mandatperiod på två (2) år och sex (6) ersättare för dessa. Region Västerbotten, Skellefteå och Umeå kommun utser vardera en (1) ledamot och en (1) ersättare med mandatperiod som sammanfaller med mandatperioden för kommunala styrelser och nämnder. Kommunerna och regionen betalar själva rese- och sammanträdeskostnader för sina ledamöter.
Årsmötet väljer ordförande och kassör. Styrelsen fördelar övriga funktioner inom sig.
Vartannat år väljs ordföranden och halva antalet ledamöter, vartannat år väljs kassören och resterande antal ledamöter. Om ordförande eller kassör avgår under verksamhetsåret ska styrelsen välja tillförordnad ordförande eller tillförordnad kassör vid nästa styrelsemöte efter avgången. Ordinarie ordförande eller kassör väljs sedan i fyllnadsval vid kommande ordinarie årsmöte.
Styrelsen kan inom sig utse ett arbetsutskott på tre (3) ledamöter och högst tre (3) personliga ersättare.
För styrelsebeslutens giltighet krävs enkel majoritet. Vid lika antal röster har ordförande utslagsrösten.
Ersättare kallas till styrelsens sammanträden och har yttranderätt men inte beslutsrätt. Vid en ledamots förhinder eller avgång inträder en ersättare i styrelsen utifrån den ordning som de valdes på årsmötet.

§ 7 Personalrepresentation i styrelsen
Vid styrelsens sammanträden har högst tre (3) personalrepresentanter rätt att delta. Dessa ska vara anställda av föreningen och utses av de lokala fackliga organisationer som är bundna av kollektivavtal med föreningen.
Personalrepresentanter får delta i styrelsens överläggningar, men inte i besluten. De får dock inte delta i överläggning som rör avtal om lön eller annan förmån för de anställda.

§ 8 Valberedning
Vid årsmötet utses en valberedning med minst tre ledamöter, varav en utses till sammankallande. Valberedningen ska representera skilda organisationer.

§ 9 Firmateckning
Styrelsen utser de personer som har rätt att teckna föreningens firma.

§ 10 Räkenskaper
Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår. Bokslutet ska lämnas till revisorerna senast fem veckor före årsmötet.
Till årsmötet ska styrelsen lämna en årsberättelse och årsredovisning för föregående räkenskapsår som är underskriven av styrelsens ledamöter. Redovisningen ska uppta vinst- och förlusträkning samt in- och utgående balansräkning.

§ 11 Revision
Föreningens verksamhet och förvaltning granskas av fyra personer med tre ersättare. Årsmötet väljer två förtroendevalda revisorer och en ersättare för dessa med en mandatperiod på ett år. Därutöver utser Region Västerbotten en revisor och en ersättare med mandatperiod, som sammanfaller med mandatperioden för kommunala styrelser och nämnder.
Årsmötet ska därtill välja en auktoriserad revisor och ersättare med en mandatperiod på ett år.
Ersättare kallas till revisorernas sammanträden och har yttranderätt men inte beslutsrätt.
Det är revisorernas ansvar att genomföra revision av styrelsens årsberättelse och förvaltning samt till- eller avstyrka styrelsens ansvarsfrihet till årsmötet.
Revisorerna ska även under det löpande verksamhetsåret granska och inventera föreningens verksamhet.
Årsrevision ska vara verkställd och berättelsen överlämnad till styrelsen inom tre veckor från den dag då bokslutet överlämnades till revisorerna.

§ 12 Upplösning
Föreningen får inte upplösas, om minst två av de anslutna organisationerna önskar fortsätta verksamheten.I händelse av upplösning ska arkivets tillhörigheter och tillgångar överlämnas till anslutna organisationer. Om det inte är möjligt kan överlämning ske till organisation med närliggande verksamhetsområde.

§ 13 Ändring av stadgar
För stadgeändringar fordras två på varandra följande årsmötesbeslut eller kvalificerad majoritet (2/3) vid första årsmötet.

Stadgarna antagna vid ordinarie årsmöten: 1985-10-07 och 1986-10-06.
Stadgarna är reviderade vid ordinarie årsmöten: 2005-03-21, 2006-03-20, 2011-03-22, 2012-03-22, 2014-03-25, 2015-03-25, 2020-03-21 och 2022-03-19.