Som förening har man enligt lag ingen skyldighet att spara sina handlingar men alla verksamheter har behov av både framåt- och tillbakablickande. Hur gjorde vi då? Vad kan vi lära oss av det? Förenings- och folkrörelsearkiven är en del av den enskilda arkivsektorn, ett viktigt komplement till de statliga och kommunala arkiven. Här är det den civila människan som hållit i pennan.
Kanske har man på sin fritid engagerat sig i den lokala gymnastikföreningen, i facket eller tillsammans med grannarna i byn bildat en elförening när elektriciteten kom till trakten. Synd vore om denna del av vår historia och det väldiga engagemang som ligger bakom gick förlorat, förenings- och folkrörelsehistorien är en del av vårt gemensamma kulturarv.
Att förvara sitt arkiv hos Folkrörelsearkivet innebär flera fördelar
- Hela arkivet finns samlat på ett ställe
- Bättre ordning på handlingarna, lättare att återsöka
- Arkivet förvaras i brand- och fuktsäkra lokaler
- Bättre tillgänglighet till handlingarna, både för föreningen själva och för forskare
- Du är med och skapar en framtida bild av din organisation
Gåva
Gåva en inlämningsform som blir aktuell när en förening upphör och saknar distriktsorganisation som kan ta ansvar för handlingarna. Person- eller släktarkiv lämnas som regel som gåva till Folkrörelsearkivet i Västerbotten. Undantag gäller för nu levande och aktivt verksamma personer som vill lämna sina arkiv till Folkrörelsearkivet. De deponerar sitt arkiv och betalar därmed en fastlagd arkivavgift. En gåva innebär också att äganderätten övergår till Folkrörelsearkivet, arkivhandlingarna är öppna för forskning, om ej särskilda förbehåll finns.
Vid överlämnandet upprättas ett kvitto och en överlåtelsehandling med förteckning över de handlingar som lämnats skickas ut kort därefter.
Deposition
Aktiva föreningar och organisationer deponerar sina handlingar hos Folkrörelsearkivet och betalar därmed en fastlagd årlig arkivavgift. Folkrörelsearkivet tar därför inte emot handlingar som gåva från aktiva verksamheter. Undantag kan göras om särskilda skäl föreligger. Vid deponering behåller föreningen ägande- och bestämmanderätten över sina handlingar, föreningen beslutar själv om arkivet ska vara öppet för forskning.
Inför leverans
- Se till att materialet är sorterat och uppmärkt
- Lämna inte in verifikat
- Kontakta oss för att bestämma tid för leverans
Läs också vår lathund om arkiv och leveranser:
Arkivavgift för deponerat arkivmaterial fr o m 1 jan 2015:
För medlemmar: 150 kr/påbörjad hyllmeter material, första hyllmetern utan kostnad
Icke medlemmar: 300 kr/påbörjad hyllmeter material
För de allra flesta föreningar som förvarar arkivmaterial hos oss lönar det sig att bli medlem för att få lägre arkivavgift och tillgång till fler tjänster.